12 Aufgaben für KI-Agenten in ERP, PIM und CRM
Von Philipp Kant 5 Min. Lesezeit
Ein KI-Agent in ERP, PIM oder CRM ist ein Programm, das eine Aufgabe in diesen Systemen selbstständig erledigt: Es liest eine Eingabe wie eine Mail oder ein PDF, schlägt in den Systemen nach, trägt das Ergebnis ein und legt einem Menschen vor, was es nicht sicher entscheiden kann. Die zwölf Aufgaben unten laufen so heute in Unternehmen. Gemeinsam ist ihnen eine uneinheitliche Eingabe und ein klares Ziel im System.
Die zwölf Aufgaben auf einen Blick
| # | Aufgabe | System | Eingabe | Freigabe durch Menschen |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bestellungen erfassen | ERP | Mail, PDF | Bei Abweichung |
| 2 | Rechnungen gegen Bestellungen prüfen | ERP | PDF, E-Rechnung | Vor der Buchung |
| 3 | Angebote vorbereiten | ERP | Anfrage per Mail | Vor dem Versand |
| 4 | Lieferterminanfragen beantworten | ERP | Stichprobe | |
| 5 | Fehlende Produktattribute ergänzen | PIM | Datenblatt, Hersteller-Website | Vor dem Speichern |
| 6 | Widersprüche in Produktdaten finden | PIM | Das PIM selbst | Vor der Korrektur |
| 7 | Lieferantendaten importieren | PIM | Excel, CSV, PDF | Bei neuen Feldern |
| 8 | Produkttexte pro Kanal schreiben | PIM | Attribute | Vor der Veröffentlichung |
| 9 | Kundenmails einordnen und weiterleiten | CRM | Bei Beschwerden | |
| 10 | Antworten entwerfen | CRM | Mail, Historie | Vor dem Versand |
| 11 | Dubletten zusammenführen | CRM | Das CRM selbst | Vor dem Zusammenführen |
| 12 | Gesprächsnotizen ins CRM bringen | CRM | Notiz, Transkript | Stichprobe |
ERP: Belege lesen und anlegen
1. Bestellungen erfassen
Bestellungen kommen als Mail, als PDF im Anhang oder als Foto eines Faxes, jede im Layout eines anderen Kunden. Der Agent liest sie, erkennt Kunde, Artikel, Mengen und Termine, gleicht die Artikelnummern mit dem Artikelstamm ab und legt den Auftrag als Entwurf im ERP an. Passt eine Position nicht, etwa eine alte Artikelnummer, markiert er sie mit seinem Vorschlag. Wie der Ablauf im Detail aussieht, zeigt KI-Agent, RPA oder Workflow.
2. Rechnungen gegen Bestellungen prüfen
Der Agent gleicht jede eingehende Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab: Mengen, Preise, Konditionen. Stimmt alles, bereitet er die Buchung vor. Weicht etwas ab, schreibt er in einem Satz, was und um wie viel. Gebucht wird erst nach Freigabe.
3. Angebote vorbereiten
Aus einer Anfrage per Mail macht der Agent einen Angebotsentwurf: Artikel heraussuchen, Verfügbarkeit und Preis im ERP nachsehen, Kundenkonditionen anwenden. Der Vertrieb prüft und schickt ab.
4. Lieferterminanfragen beantworten
“Wann kommt meine Bestellung?” ist eine der häufigsten Mails im Innendienst. Der Agent findet den Auftrag, liest Status und Liefertermin und entwirft die Antwort. Bei einfachen Fällen reicht eine Stichprobe.
PIM: Produktdaten vollständig und richtig
5. Fehlende Produktattribute ergänzen
Ein Artikel hat kein Gewicht, keine Schutzart, kein Material im PIM. Der Agent sucht den Wert im Datenblatt oder auf der Website des Herstellers und schlägt ihn vor, mit der Fundstelle. Ein Mensch bestätigt, das PIM speichert. Das ist die Aufgabe, die in Produktdatenprojekten die meiste Handarbeit spart.
6. Widersprüche in Produktdaten finden
Varianten mit unterschiedlicher Einheit, ein Gewicht, das nicht zur Größe passt, ein Text, der etwas anderes sagt als das Attribut. Der Agent prüft den Katalog gegen Regeln und gegen gesunden Menschenverstand und legt eine Liste vor. Neun typische Fehler stehen in 9 Produktdatenfehler, die KI-Agenten finden.
7. Lieferantendaten importieren
Jeder Lieferant schickt seine Daten anders: Excel mit eigenen Spalten, CSV, ein PDF-Katalog. Der Agent ordnet die Felder dem Datenmodell im PIM zu, rechnet Einheiten um und meldet, was er nicht zuordnen kann.
8. Produkttexte pro Kanal schreiben
Aus den Attributen schreibt der Agent Texte für Shop, Marktplatz und Katalog, in der Länge, die der Kanal verlangt. Er schreibt nur, was in den Daten steht. Probieren lässt sich das mit dem kostenlosen Product Copy Generator.
CRM: Kundenanfragen und saubere Kontakte
9. Kundenmails einordnen und weiterleiten
Der Agent liest jede Mail, erkennt das Anliegen (Bestellung, Reklamation, Frage, Kündigung), zieht Kundennummer und Auftragsnummer heraus und legt sie im richtigen Vorgang ab. Beschwerden und Kündigungen gehen per Regel an einen Menschen. Das Muster steht in KI-E-Mail-Triage.
10. Antworten entwerfen
Mit der Historie des Kunden im CRM entwirft der Agent eine Antwort. Ihr Team liest, ändert, schickt. Bei wiederkehrenden Fragen sinkt die Zeit pro Mail deutlich, und der Ton bleibt Ihrer.
11. Dubletten zusammenführen
“Müller GmbH”, “Mueller GmbH” und “Müller GmbH & Co. KG” mit derselben Adresse. Der Agent findet solche Gruppen, auch wenn die Schreibweise abweicht, und schlägt vor, welcher Datensatz bleibt. Zusammengeführt wird nach Freigabe.
12. Gesprächsnotizen ins CRM bringen
Nach einem Telefonat oder Termin macht der Agent aus Notiz oder Transkript einen sauberen Eintrag: Anlass, Ergebnis, nächster Schritt, Wiedervorlage. So steht im CRM, was im Gespräch passiert ist.
Was alle zwölf brauchen
- Zugriff auf die Systeme: über die API oder einen MCP-Server, mit einer eigenen Rolle für den Agenten. Siehe MCP oder API.
- Klare Regeln, wann ein Mensch entscheidet: als feste Regel im Code, nicht als Bitte im Prompt.
- Ein Protokoll: Jede Eingabe, jeder Vorschlag, jede Freigabe.
- Daten, auf die Verlass ist: Ein Agent, der gegen einen unvollständigen Artikelstamm prüft, findet falsche Fehler. Oft ist das PIM der erste Schritt.
FAQ
Mit welcher Aufgabe sollten wir anfangen? Mit der, die am häufigsten vorkommt und deren Fehler am wenigsten kosten. In vielen Firmen ist das die Einordnung von Kundenmails oder das Ergänzen fehlender Produktdaten.
Brauchen wir dafür ein neues System? Nein. Der Agent arbeitet in den Systemen, die Sie haben. Er braucht Zugriff über eine Schnittstelle, keine neue Software.
Wie viel Arbeit nimmt ein Agent wirklich ab? Das hängt an der Aufgabe und an Ihren Daten. Messen Sie vorher, wie viele Vorgänge es pro Woche gibt und wie lange einer dauert. Der kostenlose KI-Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung für Ihre Abläufe.
Was passiert, wenn der Agent sich irrt? Dann greift die Freigabe. Deshalb gehen Buchungen, Kundenantworten und Stammdatenänderungen zuerst an einen Menschen, bis die Fehlerquote über Wochen gemessen niedrig genug ist.
Welche dieser Aufgaben sich bei Ihnen lohnen, zeigt der KI-Potenzial-Check. Den Agenten dafür bauen wir zum Festpreis, in Ihren Systemen (KI-Agenten für Unternehmen).
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