Was MDM/PIM tatsächlich löst (und was nicht)

Es gibt kaum Softwarekategorien, die so selbstverständlich missverstanden werden wie MDM (Master Data Management) und PIM (Product Information Management). Käufer verwechseln sie mit CRM, ERP, DAM, Content Management und „der Datenbank, in der alles gespeichert ist“. Anbieter freuen sich über diese Verwirrung, da sie ihnen neue Absatzmöglichkeiten eröffnet. Ingenieure erben ein System, das aus den falschen Gründen angeschafft wurde.

Dies ist eine praxisorientierte Darstellung dessen, was diese Systeme tatsächlich leisten, und – was noch nützlicher ist – dessen, was sie nicht leisten.

Die Kurzfassung

MDM ist die Disziplin (und die sie unterstützende Software) zur Pflege einer einzigen, vertrauenswürdigen Quelle der Wahrheit für die Stammdaten, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist: Kunden, Produkte, Lieferanten, Standorte – die Entitäten, auf die sich alles andere bezieht. Es geht um Dublettenbereinigung, Konsistenz und Autorität über Systeme hinweg, die sonst voneinander abweichen würden.

PIM ist ein spezieller Teilbereich von MDM, der sich speziell auf Produktdaten bezieht: Attribute, Kategorisierungen, Medien, Übersetzungen, kanalspezifische Übersteuerungen. Das Ziel besteht darin, dieselben Produktinformationen korrekt an vielen verschiedenen Stellen (Webshop, Marktplätze, Printkataloge, Verkaufstools) zu veröffentlichen, ohne sie in jede einzelne davon manuell kopieren zu müssen.

Wenn Sie nur wenige Produkte und einen Vertriebskanal haben, benötigen Sie kein PIM. Wenn Sie jedoch viele Produkte, viele Vertriebskanäle und Produktinhalte haben, die sich schneller ändern, als Ihr Team mithalten kann, benötigen Sie mit ziemlicher Sicherheit eines.

Was MDM/PIM tatsächlich leistet

Eine einzige verlässliche Quelle für die Daten, bei denen Sie sich ständig widersprechen. Wenn auf der Website das eine steht, im Katalog etwas anderes und in der Tabelle des Vertriebsteams wieder etwas ganz anderes, dann haben Sie genau das Problem, für dessen Lösung diese Systeme geschaffen wurden. Kein Datenbankproblem, sondern ein Governance-Problem, dem eine Datenbank zugrunde liegt.

Kanalübergreifende Veröffentlichung ohne Kopieren und Einfügen. Sobald die Produktdaten strukturiert sind, veröffentlichen Sie sie aus derselben Quelle im Web, im Shop, auf Marktplätzen, in PDF-Katalogen und in InDesign-Vorlagen. Dank dieser Struktur ist „dieselbe Produktinformation an drei Orten“ kein Synchronisationsalptraum mehr.

Disziplin bei den Attributen. Ein seriöses PIM zwingt Sie dazu, zu entscheiden, was die Attribute bedeuten, welchen Typ sie haben und welche Werte zulässig sind. Das klingt nach unnötigem Aufwand, bis Sie einmal beobachtet haben, wie ein Team versucht, Produkte nach „Gewicht“ zu filtern, und feststellt, dass das Feld „1,2 kg“, „1200 g“, „ca. 1,2“ und leere Zeichenfolgen enthält – alles in derselben Spalte.

Übersetzungen und Sprachvarianten als vollwertige Daten. Deutscher vs. englischer Produkttext, B2B- vs. B2C-Preise, marktplatzspezifische Beschränkungen der Titelänge. PIM-Systeme behandeln diese als Daten und nicht als Ausnahmen, die nur als Anhang hinzugefügt werden.

Was MDM/PIM nicht löst

Es ersetzt weder Ihr CRM- noch Ihr ERP-System. PIMs speichern Produktinformationen, keine Bestellungen, keine Kundendaten und keine Finanztransaktionen. Käufer erwarten manchmal, dass „die zentrale Datenbank“ angrenzende Systeme integriert. Das tut sie jedoch nicht, und der Versuch, dies zu erreichen, führt zu keinem guten Ergebnis.

Es behebt keine schlechten Abläufe. Wenn drei Abteilungen Produktdaten ohne Abstimmung bearbeiten, führt der Einsatz eines PIM lediglich dazu, dass das Chaos zentralisiert wird. Das System sorgt für Struktur, sobald Sie sich darauf geeinigt haben. Es schafft jedoch keine Einigung.

Es bereinigt Ihre Daten nicht für Sie. PIM-Einführungen, bei denen davon ausgegangen wird, die Datenmigration sei unkompliziert, ziehen sich in der Regel in die Länge. Die Altdaten weisen Unstimmigkeiten auf, die das neue Schema nicht berücksichtigt, und jemand muss die Entscheidungen zur Bereinigung treffen.

Bei wirklich kleinen Katalogen ist das keine Zauberei. Ein paar hundert Produkte, ein einziger Vertriebskanal und ein eingespieltes Team benötigen kein PIM. Eine sorgfältig geführte Tabelle ist besser als ein PIM ohne Disziplin. Der Kauf der Plattform ersetzt nicht die erforderliche Disziplin.

Wann Sie tatsächlich eine benötigen

Einige praktische Richtwerte, die wir bei der Beratung unserer Kunden heranziehen:

• Katalogumfang: Ab etwa tausend Artikelnummern (SKUs) wird die manuelle Pflege zunehmend unüberschaubar. Die genaue Zahl hängt stärker von der Anzahl der Attribute als von der Anzahl der Artikelnummern ab.
• Anzahl der Vertriebskanäle: Sobald dieselben Produktdaten an mehr als zwei Vertriebskanäle geliefert werden, summieren sich die versteckten Kosten durch das Kopieren und Einfügen.
• Teamgröße: Wenn mehr als zwei Personen regelmäßig Produktdaten bearbeiten, treten Unstimmigkeiten auf.
• Aktualisierungshäufigkeit: Ein stabiler Katalog, der sich einmal pro Quartal ändert, benötigt kein PIM. Ein Katalog, bei dem sich Preise, Attribute oder Medien wöchentlich ändern, benötigt eines.

Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, lautet die Antwort in der Regel „noch nicht“, und die richtige Vorgehensweise besteht darin, die bereits vorhandenen Tabellenkalkulationen und Prozesse zu strukturieren. Wenn alle Punkte zutreffen, lautet die Antwort fast immer „Ja“, und die richtige Vorgehensweise besteht darin, das PIM sorgfältig auszuwählen und für die Datenmigration ein umfangreiches Budget einzuplanen.

Der Fehler, den wir immer wieder beobachten

Der teuerste Fehler in diesem Bereich ist es, PIM als Softwarekauf zu betrachten. Das ist es nicht. Es handelt sich um ein Datenprojekt, das Software erfordert. Das Budget, der Zeitplan und die für die Software erforderlichen Kompetenzen des Teams machen nur einen Bruchteil dessen aus, was für die Daten benötigt wird. Projekte, bei denen dieses Verhältnis falsch eingeschätzt wird, liefern in der Regel ein funktionsfähiges PIM mit falschen Daten.

Wenn Sie sich fragen, ob Sie tatsächlich eine solche Lösung benötigen, oder wenn Sie vor der Einführung eines PIM-Systems stehen und die Datenverarbeitung der Teil ist, der Ihnen schlaflose Nächte bereitet, dann ist das genau die Art von Auftrag, die wir üblicherweise übernehmen.